Japanknigge

Der Umgang miteinander im Geschäftsleben läuft in Japan nach strengeren Regeln und formeller ab als in vielen anderen Ländern. Von westlichen Geschäftsreisenden wird zwar nicht erwartet, dass sie sich wie Japaner verhalten, doch sollten Sie einige Grundregeln beachten. Manche westlichen Verhaltensweisen, zum Beispiel die Äußerung von direkter Kritik, könnte Ihre Gegenüber vor den Kopf stoßen. Indem Sie einige wichtige Regeln beachten, zum Beispiel bei der Übergabe von Visitenkarten, zeigen Sie Ihren japanischen Gastgebern gegenüber Respekt, und nehmen ihnen gleichzeitig eine gewisse Scheu, gerade wenn sie wenig Erfahrung mit Ausländern haben. Es geht nicht darum, Regeln auswendig zu lernen und schematisch anzuwenden. Vielmehr sollten Sie auf Ihr Gegenüber eingehen.

Generell gilt: Seien Sie freundlich, höflich und zurückhaltend, alles um einen Faktor mehr als in Deutschland, und beobachten Sie mit offenen Augen und Ohren. Falls Ihre japanischen Geschäftspartner schon öfter und länger im Ausland waren oder viel mit ausländischen Gästen zu tun haben, werden Sie feststellen, dass das Gespräch unkomplizierter verläuft als Sie vorher gedacht hätten.  

Um Deutsche, die nach Japan kommen, auf ihr (Arbeits-)Leben vorzubereiten, bietet die DIHKJ interkulturelle Seminare an. Darin lernen Sie, wie Sie mit japanischen Geschäftspartnern umgehen, wie Sie verhandeln, wie Sie Informationen aufbereiten, wie Sie sich im Falle von Problemen verhalten und wie Sie mit japanischen Kollegen umgehen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Veranstaltungskalender. Wenn für Ihre Bedürfnisse und Zeitplanung kein passendes Seminar dabei ist, kontaktieren Sie uns bitte.

Meeting

Kleidung und Äußeres

In Japan wird sehr auf ein gepflegtes Erscheinungsbild geachtet. Speziell im Geschäftsleben sind Anzug und Krawatte für den Mann bzw. Kostüm oder Hosenanzug für die Frau unverzichtbar. Nur im Sommer, zur „(Super) Cool Biz“-Zeit können Sie die Krawatte im Koffer lassen.

Achten Sie auch auf gepflegtes Schuhwerk und löcherlose Socken und Strümpfe. Wenn Sie in einem traditionellen Restaurant essen gehen, müssen Sie dort vor dem Betreten Ihre Schuhe ausziehen. Das gilt auch beim Betreten von traditionellen Hotels (Ryokan), Arztpraxen und Tempeln. Selbst vor Umkleidekabinen im Kaufhaus müssen Sie oft die Schuhe ausziehen und schlüpfen in bereitgestellte Pantoffel. In der Toilette stehen wiederum spezielle Pantoffel bereit, die danach unbedingt am Toiletteneingang wieder gegen die normalen Pantoffeln getauscht werden müssen. Ein mit Tatami ausgelegtes Zimmer wird ohne Pantoffel, nur auf Strümpfen betreten.

Gehen Sie sparsam mit After-Shave, Parfüm oder stark riechendem Deo um. Sich in Duftwolken zu hüllen, ist verpönt. Bedenken Sie, dass Sie zum Beispiel in Nahverkehrszügen damit die japanischen Mitreisenden belästigen, die an eine geruchsarme Umgebung gewöhnt sind. 

Pünktlichkeit

Pünktlichkeit wird in Japan sehr großgeschrieben, besonders im Geschäftsleben. Pünktlich bedeutet in Japan, fünf bis zehn Minuten vor einem Termin zu erscheinen, oder spätestens auf die Minute. Kommen Sie auch nur wenige Minuten zu spät, wird erwartet, dass Sie nach Möglichkeit telefonisch oder per SMS oder E-Mail Bescheid geben. Sobald Sie eintreffen: Entschuldigen Sie sich nicht wie in Deutschland mit ausführlicher Erklärung für die Verspätung. Ein kurzer Satz und aufrichtige Worte der Entschuldigung genügen. Längere Erklärungen würden als Ausreden ausgelegt. 

Begrüßung

Traditionell verbeugt man sich in Japan zur Begrüßung. Bei Männern sollten die Hände auf den Oberschenkeln ruhen und mit dem Oberkörper eine Linie bilden. Bei Frauen werden die Hände vor dem Körper übereinandergelegt. Es gibt verschiedene Stufen der Verbeugung: Je größer die Höflichkeit ist, die man seinem Gegenüber entgegenbringen will, desto tiefer verbeugt man sich. Für Ausländer sind die Regeln weniger streng, es genügt, wenn Sie mit einem deutlichen Nicken eine Verbeugung andeuten. Sie werden auch Japaner sehen, die die Hand zur Begrüßung reichen, gerade im Umgang mit Ausländern, aber dies ist nicht die Regel. Wenn Sie unsicher sind, warten Sie das Verhalten Ihres Gegenübers ab.

Die Wahl der richtigen Anrede ist in Japan eine Wissenschaft für sich: Die Standard-Anrede ist ein an den Nachnamen angehängtes -san. Eine Stufe höflicher, und standardmäßig in E-Mails verwendet, ist das Suffix -sama. Beachten Sie jedoch: Spricht man mit Außenstehenden über die eigene Familie oder auch die eigene Firma, werden für die Personen aus der eigenen Gruppe keine Höflichkeitsanreden verwendet.

Man sollte nach Möglichkeit eine fremde Person nicht direkt ansprechen, sondern jemanden finden, der die Vorstellung übernehmen kann. In der Regel stellt ein im Firmenrang niedriger Mitarbeiter seine Kollegen, angefangen beim Ranghöchsten, dem Gegenüber vor.

Visitenkarten

Visitenkarten (Meishi) sind im japanischen Geschäftsleben ein Muss. Die angebotene Visitenkarte wird stets mit beiden Händen entgegengenommen und die eigene in der gleichen Weise überreicht. Lesen Sie die Karte aufmerksam, geben Sie einen Kommentar ab oder stellen Sie eine Frage dazu, um Ihr Interesse am Gegenüber zu bekunden. Wenn Sie am Tisch sitzen, legen Sie die Karte vor sich auf den Tisch. Ansonsten stecken Sie die Karte, nachdem Sie sie eine Weile gehalten haben, respektvoll ein – und auf keinen Fall in die Hosentasche. Die Visitenkarte achtlos einzustecken oder im Beisein des Gegenübers Notizen darauf vorzunehmen, gilt als unhöflich.

Geschenke

Gastgeschenke gehören in Japan zum guten Ton. Sie sollten nicht zu wertvoll sein, um den Beschenkten nicht in Verlegenheit zu bringen, aber andererseits auch nicht zu billig. Tendenziell machen Japaner größere Geschenke als Deutsche. Mit einem bekannten Produkt mit einem guten Namen können Sie nicht viel falsch machen. Der Markenname ist wichtiger als die Frage, ob das Geschenk originell ist oder nicht. Achten Sie beim Kauf unbedingt auf eine makellose Verpackung. Lassen Sie das Geschenk am besten im Laden professionell einpacken, aber nicht in Papier in weißer oder schwarzer Farbe.  

Empfängt man ein Geschenk, ist es höflich, bei nächster Gelegenheit ein Gegengeschenk zu überreichen, wobei man darauf achten sollte, dass dieses einen ähnlichen Wert hat wie das zuvor empfangene. Geschenke werden traditionell nicht in Anwesenheit des Schenkenden ausgepackt. Wundern Sie sich daher nicht, wenn Ihre Gabe zunächst beiseitegelegt wird. Sie können davon ausgehen, bei der nächsten Kontaktaufnahme dafür ein Dankeschön zu hören.

Im Arbeitsalltag ist es in japanischen Firmen Sitte, dass, wer vom Urlaub zurückkommt, für die Kollegen kleine Mitbringsel (Omiyage) kauft. In Japan ist dies sehr einfach, da es an allen Bahnhöfen und Touristenzentren, zum Teil sogar im Zug, kleine Geschenkpackungen mit süßen oder salzigen Spezialitäten gibt. Gleichermaßen ist zu empfehlen, dass Sie aus dem Ausland Konsumierbares mitbringen, das sich leicht teilen lässt.

Mobiltelefon-Etikette

Wenn Sie im öffentlichen Raum, zum Beispiel im Zug, angerufen werden, halten Sie sich eine Hand vor den Mund und sprechen Sie so leise wie möglich. Am besten ist es jedoch, dass Gespräch nicht anzunehmen oder es mit einer kurzen, leisen Bemerkung auf einen günstigeren Zeitpunkt zu verschieben. Bei Shinkansen-Zügen, die einen vom Wagon abgetrennten Gang haben, wird erwartet, dass Sie das Abteil für das Telefonat verlassen.

In internen Meetings ist zu beobachten, dass Mobiltelefone in Japan offen auf den Tisch gelegt werden; Ranghöhere nehmen in den Meetings Gespräche an bzw. verlassen den Raum dafür.

Nach dem Treffen

Schreiben Sie nach dem Treffen eine kurze E-Mail, möglichst innerhalb von 24 Stunden, und bedanken Sie sich dafür, dass sich der andere die Zeit genommen hat. Dies gilt sowohl für geschäftliche als auch private Treffen. 

Bleiben Sie mit Ihren japanischen Geschäftspartnern in Kontakt. Melden Sie sich regelmäßig, auch wenn nichts ansteht, was mit dem Geschäft zu tun hat. Wenn Sie wieder nach Japan kommen, erkundigen Sie sich, ob ein Treffen möglich wäre. Sprechen Sie eine Einladung nach Deutschland aus. Beziehungspflege ist das A und O in Japan, in allen Lebensbereichen.

Geschäftsessen

Beim Essen

Itadakimasu ist eine Floskel, die man in Japan zu Beginn des Essens sagt. Dies hat jedoch mit dem deutschen „Guten Appetit“ eher wenig zu tun, sondern ist zum einen ein demütiger Dank (an den Koch, den Gastgeber oder die Götter) für die gereichten Speisen, zum anderen ein Signal, dass man nun mit dem Essen beginnt.

Wenn Sie bisher wenig Gelegenheit hatten, mit Stäbchen zu essen, üben Sie am besten vor Ihrer Reise. Wenn Sie sich sehr unsicher sind, können Sie im Restaurant auch nach Besteck fragen. Wedeln Sie nicht mit den Essstäbchen in der Luft herum und stecken Sie sie nicht senkrecht in die Reisschüssel. Letzteres würde Ihr japanisches Gegenüber an einen Beerdigungsbrauch erinnern. Nimmt man sich Essen von gemeinsamen Schüsseln oder Tellern auf den eigenen Teller, sollte man nicht die eigenen Stäbchen dazu benutzen. Gibt es keine Extra-Stäbchen für diesen Zweck, behilft man sich, indem man die eigenen Stäbchen umdreht und mit dem anderen Ende zugreift.

Im Restaurant wird immer ein feuchtes, entweder kaltes oder warmes Tuch (Oshibori) gereicht, das hauptsächlich vor dem Essen zur Handreinigung dient und während des Essens auch als Serviette benutzt werden kann. Männer wischen sich mitunter das ganze Gesicht damit ab; Frauen tupfen sich nur den Mund oder wischen sich die Finger ab.

Geräuschvolles Essen wird von Japanern nicht als Unsitte empfunden. Sprechen mit vollem Mund oder Schlürfen ist vor allem beim Genuss von japanischen Nudelsuppen (Ramen, Soba, Udon) nichts Anstößiges. Im Gegenteil, es wird vor allem von Männern gerade erwartet, beim Essen solcher Nudeln zu schlürfen, weil dies als Zeichen dafür gilt, dass das Gericht schmeckt.

Beim Trinken

In Japan ist es in vielen Branchen üblich, regelmäßig nach Feierabend mit den Kollegen in eine Kneipe zu gehen, um sich dort zwanglos zu unterhalten und besser kennenzulernen. Die Trennung zwischen Beruf und Privatleben ist viel weniger ausgeprägt als in Deutschland. Zwar verträgt über die Hälfte der Japaner Alkohol nicht oder nur schlecht, doch spielt Alkohol bei gesellschaftlichen Anlässen eine große Rolle. Wenn Sie selbst keinen Alkohol trinken oder die oft standardmäßig bestellte Runde Bier am Anfang eines Abends nicht Ihrem Wunsch entspricht, nippen Sie pro forma daran und bestellen Sie sich später ein anderes Getränk.

Traditionell wird sich immer gegenseitig eingeschenkt. Dabei wird das Glas oder der Becher mit beiden Händen dem Einschenkenden entgegengehalten. Vermeiden Sie, falls möglich, selbst einzuschenken, bzw. schenken Sie in diesem Fall anderen zuerst ein, bevor Sie sich einschenken. Manchmal wird die Person neben Ihnen dann darauf bestehen, Ihr Glas zu füllen. Oft wird schon nachgeschenkt, wenn das Glas noch nicht ganz leer ist. Möchten Sie nichts mehr trinken, lassen Sie einen größeren Rest im Glas zurück.

Laut werden

Sie werden selten erleben, dass Japaner laut werden, mit Ausnahme nach dem Genuss von Alkohol. Dieser setzt die sonst geltenden Höflichkeits- und Hierarchie-Regeln außer Kraft. Die Kommunikation wird direkter, die Unterhaltung lebhafter. Wer sich unter Alkoholeinfluss daneben benimmt, „darf“ sich auf den Alkohol herausreden bzw. braucht am nächsten Tag keine Häme oder Probleme auf der Arbeit zu fürchten. Im Gegenteil, es wird der Mantel des Schweigens darüber gebettet, und auch Sie sollten sich daran halten.

Im normalen Geschäftsalltag sollten Sie es tunlichst vermeiden, Ihre Stimme zu erheben, da Sie damit nur das Gegenteil von dem erreichen, was Sie bezwecken wollen. Gefühle wie Wut öffentlich zu zeigen, wird in Japan als kindisch und unreif betrachtet und führt zu einem Gefühl von Peinlichkeit und zum Gesichtsverlust.

Nase putzen

Das Naseputzen in der Öffentlichkeit wird als schlechtes Benehmen angesehen. Lässt es sich nicht vermeiden, tun Sie es so geräuschlos wie möglich, und wenden Sie sich ab von anderen Personen. Wenn Sie im Büro sind, suchen Sie nach Möglichkeit die Toilette dazu auf. Entgegen westlicher Normen ist das „Hochziehen“ in Japan weitaus schicklicher als das Putzen. Wenn Sie daraufhin einer Person ein Taschentuch anbieten, wird diese eher peinlich berührt als erfreut sein.

Rauchen

In Japan ist der Nichtraucherschutz deutlich weniger ausgeprägt als in Deutschland. Viele Restaurants haben keine getrennten Raucher- und Nichtraucherzonen. Und wenn, dann häufig ohne deutliche Abgrenzung. Dies ändert sich langsam, nicht zuletzt im Hinblick auf die Olympischen Spiele in Tokyo 2020. (Stand: 2015)

Nichtraucherzimmer in Hotels sind nur beschränkt vorhanden; in traditionellen Unterkünften manchmal überhaupt nicht zu bekommen.

In Unternehmen und Bürogebäuden gibt es entweder designierte Raucherzimmer oder die Angestellten rauchen vor dem Gebäude.

Da es in Japan verpönt ist, rauchend durch die Stadt zu gehen, wurden in der Innenstadt an prominenten Stellen, zum Beispiel in Shibuya direkt neben dem beliebten Treffpunkt Hachiko, einer Hundestatue vor dem Bahnhof, Raucherzonen eingerichtet, erkennbar an überdimensionalen Aschenbechern in Papierkorbform. Raucherzonen gibt es auch an manchen Bahnsteigen, andere sind komplett rauchfrei. Wenn Sie unterwegs rauchen, sollten Sie einen kleinen portablen Aschenbecher mit sich führen. 

Trinkgeld

Der Kunde ist in Japan König. Exzellenter Service ist selbstverständlich. Ein Trinkgeld wird nicht erwartet. Die einzige Ausnahme, bei der Sie Geld geben können, wo dies aber auch nicht explizit erwartet wird, ist für den Service des Reinigungspersonals in traditionellen japanischen Hotels.

Kommunikation

Unterhaltungen

Japaner äußern – speziell bei Konflikten – ihre Meinung sehr selten direkt, sondern versuchen, Kritik und gegenteilige Meinungen immer sehr ausweichend zu formulieren. Dessen sollte man sich vor allem bei Geschäftsverhandlungen immer bewusst sein. Japaner fallen nicht gerne mit der Tür ins Haus, sondern tasten sich lieber – gerne über den „Umweg“ des Small Talk zu Beginn eines Meetings – an ein Thema heran. Dies erwarten sie auch von ihren deutschen Geschäftspartnern. Gespräche, die nichts direkt mit dem Geschäft zu tun haben, sollten als Teil der Beziehungspflege in Japan verstanden werden, nicht als Zeitverschwendung.

Eine Quelle für Missverständnisse ist der unterschiedliche Gebrauch von „Ja“ und „Nein“ im Japanischen. Während man in Japan „Ja“ (Hai, Un, E) häufig nur als eine Bestätigung des Zuhörens und Verstehens verwendet, glauben Ausländer, es handele sich dabei bereits um eine Zustimmung zur Sache – was häufig nicht der Fall ist. Seien Sie daher vorsichtig bei der Beurteilung von Verhandlungen.

Im Gegenzug sollten Deutsche in Unterhaltungen mit Japanern mindestens nach jedem zweiten oder dritten Satz, etwa durch Nicken oder Worte der Zustimmung, zu verstehen geben, dass sie zuhören, weil sonst der japanische Gesprächspartner davon ausgeht, dass der Deutsche nichts verstanden hat oder nicht zuhört. Dies gilt im Besonderen für Telefongespräche. Geben Sie keinen Laut von sich, wird Sie Ihr Gegenüber schon nach wenigen Worten fragen, ob Sie noch am Apparat sind. Die richtige Frequenz finden Sie durch Beobachten bzw. Imitieren Ihres Gegenübers heraus.

Ein „Nein“ (Iie, Uun) hört man in Japan selten. Stattdessen verwenden Japanern Wendungen wie „Das ist anders“ (Chigau) oder „das ist ein bisschen...“ (Kore wa chotto...). Die Aussage, über ein Angebot nachdenken zu wollen, ist in vielen Fällen eine verklausulierte Form der Ablehnung.

Komplimente

In Japan werden gerne Komplimente gemacht, zum Beispiel zu Ihren Japanischkenntnissen (und wenn Sie nur Arigato sagen) oder zu Kleidungsstücken. Als erste Reaktion sollten Sie Komplimente immer bescheiden zurückweisen und zur Unterstützung Ihrer Aussage mit der Hand vor Ihrem Gesicht wedeln. Umgekehrt ist empfehlenswert, selbst reichlich Gebrauch von freundlichen kleinen Komplimenten zu machen, zum Beispiel, indem man das Essen lobt, und damit die gute Wahl des Gastgebers.  

Mimik

Lächeln ist in Japan nicht gleich Lächeln. Dort lächelt man nicht nur bei freudigen Gefühlen, sondern auch aus Höflichkeit, Verlegenheit, um den Gegenüber zu besänftigen oder um das Gesicht zu wahren. Es gilt, ein Lächeln richtig deuten zu lernen. In den meisten Fällen hat das Lächeln die gleiche Bedeutung wie in Deutschland, erweitert durch die Höflichkeitskomponente. Versuchen Sie daher selbst, öfter zu lächeln. Dadurch können Sie zu einer angenehmen Gesprächsatmosphäre beitragen, die in Japan sehr geschätzt wird. Angeregte Diskussionen, wie sie in Deutschland gerne geführt werden, mit der entsprechenden Mimik dazu, können von Japanern als Aggression, Missfallen oder gar Streit verstanden werden.

Gestik

In Japan wird weniger gestikuliert als in Deutschland. Die bedeutet jedoch nicht, dass es keine Gesten gäbe, ganz im Gegenteil. Am besten erlernen Sie sie durch Beobachtung, wie zum Beispiel die erhobene Hand auf Gesichtshöhe, wenn jemand in einer Menschenmenge an Leuten vorbeigeht. Das leichte Verbeugen, wenn jemand aus dem Aufzug tritt, den jemand mit der „Öffnen“-Taste aufhält. Oder das Zeigen auf die Nase, wen jemand von sich selbst spricht (anstatt auf den Oberkörper wie in Deutschland). Auch verwirrend ist das japanische Zeichen fürs Herwinken (die Hand wird vor dem Körper mit den Finger unten gehalten und vor und zurück geschwenkt), was für Deutsche wie das Zeichen aussieht, wegzugehen.  

Umgang mit Missverständnissen und Problemen

Es gibt zu Japan viele Bücher, die Ihnen helfen, sich auf die neue Kultur einzustellen. Interkulturelle Missverständnisse und Probleme werden aber trotz bester Vorbereitung auftreten. Stellen Sie sich darauf ein und bleiben Sie geduldig. Versuchen Sie nicht, „mit dem Kopf durch die Wand“ Ihre Vorstellung von dem, was Sie für richtig erachten, von heute auf morgen durchzusetzen. Sie werden während Ihres Aufenthaltes verschiedene Phasen durchlaufen, vor allem wenn Sie länger bleiben oder öfter wiederkommen, die zwischen Begeisterung, (Über-)Anpassung und Ablehnung liegen. 

Versuchen Sie, Verhandlungen mit interkulturellen Experten zusammen vor- und nachzubereiten. Im Zweifelsfall gilt: Entschuldigen Sie sich und bedanken Sie sich in Japan lieber einmal zu viel als zu wenig.

Sonstiges

Baderegeln

Sie sollten Japan nicht wieder verlassen, ohne zumindest einmal ein öffentliches Bad besucht zu haben, sei es ein Sento, das mit normalem Wasser gespeist wird, oder eine Thermalquelle (Onsen).

Sie betreten das meist nach Geschlechtern getrennte Bad ohne Badekleidung, können sich aber ein kleines Handtuch, das häufig vor Ort zur Verfügung gestellt wird, vor den Körper halten. Waschen Sie sich vor Betreten des Gemeinschaftsbads mindestens eine Viertelstunde lang gründlich und achten Sie darauf, sämtliche Seifenreste abzuspülen, bevor Sie ins Wasser gehen. Passen Sie auf, dass das kleine Handtuch nicht ins Wasser fällt. Viele legen es zusammengefaltet auf dem Kopf ab. Bleiben Sie nicht zu lange im heißen Wasser, sonst drohen Kreislaufprobleme. 

Wenn Sie in einem Privathaus eingeladen sind und dort zum Beispiel nach dem Abendessen gebeten werden, ein Bad zu nehmen, folgen Sie dieser Aufforderung (weil danach der Rest der Familie auch noch baden möchte). Wenden Sie die gleichen Regeln an wie im öffentlichen Bad. Seien Sie sich dessen bewusst, dass Sie vor allen anderen das Bad benutzen dürfen. Das heißt: Waschen Sie sich vorher gut, denn das Badewasser wird nicht nach jeder Person neu eingelassen.

Essen außerhalb von Restaurants

In Japan ist es verpönt, mit Essen in der Hand durch die Stadt zu gehen. Bleiben Sie am besten an einem Ort stehen oder setzen Sie sich in einen Park. In Nahverkehrszügen sollten Sie nicht essen. In Fernzügen, vor allem im Shinkansen, gehört es hingegen fast zum guten Ton, sich am Bahnhof ein Eki-Ben zu kaufen, eine Lunchbox mit lokalen Spezialitäten, die am Bahnhof (Eki) verkauft wird.

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Eine Zusammenfassung der wichtigsten Infos über die Geschäftsreise in Japan können Sie hier downloaden.