Japanknigge

Der Umgang miteinander im Geschäftsleben läuft in Japan nach strengeren Regeln und formeller ab als in vielen anderen Ländern. Von westlichen Geschäftsreisenden wird nicht erwartet, dass sie sich wie Japaner verhalten; doch sollten Sie einige Grundregeln beachten. Manche westlichen Verhaltensweisen, zum Beispiel die Äußerung von direkter Kritik, könnte Ihre Gegenüber sonst vor den Kopf stoßen. Indem Sie einige wichtige Regeln beachten, zum Beispiel im korrekten Umgang mit Visitenkarten, zeigen Sie Ihren japanischen Gastgebern gegenüber Respekt, und nehmen ihnen gleichzeitig eine gewisse Scheu, gerade wenn sie wenig Erfahrung mit Ausländern haben. Es geht nicht darum, Regeln auswendig zu lernen und schematisch anzuwenden. Vielmehr sollten Sie auf Ihr Gegenüber eingehen. Generell gilt: Seien Sie freundlich, höflich und zurückhaltend, alles um einen Faktor mehr als in Deutschland, und beobachten Sie mit offenen Augen und Ohren. Falls Ihre japanischen Geschäftspartner schon öfter und länger im Ausland waren oder viel mit ausländischen Gästen zu tun haben, werden Sie feststellen, dass das Gespräch weniger formal und unkomplizierter verläuft als Sie vorher gedacht hätten. 

Um Deutsche, die nach Japan kommen, auf ihr (Arbeits-)Leben vorzubereiten, bietet die DIHKJ interkulturelle Seminare an. Darin lernen Sie, wie Sie mit japanischen Geschäftspartnern umgehen, wie Sie verhandeln, wie Sie Informationen aufbereiten, wie Sie sich im Falle von Problemen verhalten und wie Sie mit japanischen Kollegen umgehen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Veranstaltungskalender. Wenn für Ihre Bedürfnisse und Zeitplanung kein passendes Seminar dabei ist, kontaktieren Sie uns bitte..

Meeting

Kleidung & Äußeres

In Japan wird sehr auf ein gepflegtes Erscheinungsbild geachtet. Speziell im Geschäftsleben sind Anzug und Krawatte für den Mann bzw. Kostüm oder Hosenanzug für die Frau unverzichtbar. Achten Sie auch auf gepflegtes Schuhwerk und löcherlose Socken und Strümpfe. Wenn Sie abends in einem traditionellen Restaurant essen gehen, müssen Sie dort vor dem Betreten Ihre Schuhe ausziehen. Das gilt auch beim Betreten von traditionellen Hotels („ryokan“), Arztpraxen und Tempeln. Selbst vor Umkleidekabinen im Kaufhaus müssen Sie oft die Schuhe ausziehen.

In Restaurants und Hotels stehen zur Benutzung im Haus extra Pantoffeln bereit, oder Sie gehen barfuß bzw. auf Socken. Die Toilette wird in der Regel mit speziellen WC-Schlappen betreten, die darin oder davor stehen, und die nach der Benutzung unbedingt am Toiletteneingang wieder gegen die normalen Pantoffeln getauscht werden müssen. Ein mit Tatami ausgelegtes Zimmer wird grundsätzlich nur in Strümpfen betreten.

Gehen Sie sparsam mit After-Shave, Parfüm oder stark riechendem Deo um. Sich in Duftwolken zu hüllen, ist verpönt – bedenken Sie, dass Sie z.B. in Nahverkehrszügen damit die japanischen Mitreisenden belästigen, die an eine geruchsarme Umgebung gewöhnt sind. 

Pünktlichkeit

Pünktlichkeit wird in Japan großgeschrieben, besonders im Geschäftsleben. Pünktlich bedeutet in Japan, fünf bis zehn Minuten vor einem Termin zu erscheinen, und spätestens auf die Minute. Kommen Sie auch nur fünf Minuten zu spät, wird erwartet, dass Sie nach Möglichkeit telefonisch oder per E-mail (aufs Mobiltelefon) Bescheid geben, wann Sie kommen. Sobald Sie eintreffen – entschuldigen Sie sich nicht wie in Deutschland mit ausführlicher Erklärung für die Verspätung. Ein kurzer Satz und aufrichtige Worte der Entschuldigung genügen. Längere Erklärungen würden als Ausreden ausgelegt. 

Begrüßung

Traditionell wird sich in Japan nicht die Hand gereicht. Stattdessen verbeugt man sich vor seinem Gegenüber. Bei Männern sollten die Hände auf den Oberschenkeln ruhen und mit dem Oberkörper eine Linie bilden. Bei Frauen werden die Hände vor dem Körper übereinandergelegt. Es gibt verschiedene Stufen der Verbeugung: Je größer die Höflichkeit ist, die man seinem Gegenüber entgegenbringen will, desto tiefer verbeugt man sich. Im Berufsleben ist die 45°-Verbeugung unter Japanern üblich; für Ausländer sind die Regeln weniger streng. Es genügt, wenn Sie mit einem deutlichen Nicken eine Verbeugung andeuten. Sie werden zwar auch Japaner sehen, die die Hand zur Begrüßung reichen, gerade im Umgang mit Ausländern, aber dies ist nicht die Regel. Wenn Sie unsicher sind, warten Sie die Reaktion Ihres Gegenübers ab.

In Japan gibt es ein bestimmtes Reglement für Anreden. Die Standard-Anrede ist ein an den Nachnamen angehängtes „san“. Eine Stufe höflicher, und standardmäßig in E-mails verwendet, ist das Suffix „sama“. Beachten Sie jedoch: Spricht man mit Außenstehenden über die eigene Familie oder auch die eigene Firma, werden für die Personen aus der eigenen Gruppe keine Höflichkeitsanreden verwendet.

Vor allem im Berufsleben ist es unhöflich, fremde Mitarbeiter aus anderen Firmen direkt anzusprechen. Man sollte warten, bis man einander vorgestellt wird, wobei in der Regel ein im Firmenrang niedriger Mitarbeiter seine Kollegen, angefangen beim Ranghöchsten, dem Gegenüber vorstellt.

Visitenkarten

Visitenkarten sind im japanischen Geschäftsleben ein Muss. Die angebotene Visitenkarte wird stets mit beiden Händen entgegengenommen und die eigene in der gleichen Weise überreicht. Lesen Sie die Karte aufmerksam und geben Sie einen Kommentar ab oder stellen Sie eine Frage dazu. Wenn Sie am Tisch sitzen, legen Sie die Karte vor sich auf den Tisch. Ansonsten stecken Sie die Karte, nachdem Sie sie eine Weile gehalten haben, respektvoll ein – und auf keinen Fall in die Hosentasche. Die Visitenkarte achtlos einzustecken oder im Beisein des Gegenübers Notizen darauf vorzunehmen, gilt als unhöflich.

Geschenke

Gastgeschenke gehören in Japan zum guten Ton. Sie sollten nicht zu wertvoll sein, um den Beschenkten nicht in Verlegenheit zu bringen, aber andererseits auch nicht zu billig. Tendenziell machen Japaner größere Geschenke als Deutsche. Mit einem bekannten Produkt mit einem guten Namen können Sie nicht viel falsch machen. Der Markenname ist wichtiger als die Frage, ob das Geschenk originell ist oder nicht, und ob Sie sich Gedanken gemacht haben oder nicht. Achten Sie beim Kauf unbedingt auf makellose Verpackung. Lassen Sie das Geschenk am besten im Laden professionell einpacken, aber nicht in Papier in weißer oder schwarzer Farbe.  

Empfängt man ein Geschenk, ist es höflich, bei nächster Gelegenheit ein Gegengeschenk zu überreichen, wobei man darauf achten sollte, dass dieses einen ähnlichen Wert hat wie das zuvor empfangene. Geschenke werden traditionell nicht in Anwesenheit des Schenkenden ausgepackt. Wundern Sie sich daher nicht, wenn Ihre Gabe zunächst beiseite gelegt wird. Sie können davon ausgehen, bei der nächsten Kontaktaufnahme dafür ein Dankeschön zu hören.

Im Arbeitsalltag ist es in japanischen Firmen Sitte, dass, wer vom Urlaub zurückkommt, für die Kollegen kleine Mitbringsel kauft. In Japan ist dies sehr einfach, da es an allen Bahnhöfen und Touristenzentren, zum Teil sogar im Zug, kleine Geschenkpackungen mit süßen oder salzigen Spezialitäten gibt. Gleichermaßen ist zu empfehlen, dass Sie aus dem Ausland Konsumierbares mitbringen, das sich leicht teilen lässt.

Mobiltelefon-Etikette

In internen Meetings ist zu beobachten, dass Handys in Japan offen auf den Tisch gelegt werden; Ranghöhere nehmen in den Meetings Gespräche an bzw. verlassen den Raum dafür. Die Mobiltelefone sind zwar auf lautlos gestellt, doch über den Vibrationsalarm kündigt sich – oft trotzdem deutlich hörbar - eine Nachricht an. Wollen Sie ganz sichergehen, dass Ihr Gespräch nicht gestört wird, schalten Sie Ihr Handy ganz aus.

Wenn Sie im öffentlichen Raum (Meeting, Zug, usw.) angerufen werden, halten Sie sich eine Hand vor den Mund, und sprechen Sie so leise wie möglich. Am besten ist es jedoch, dass Gespräch nicht anzunehmen oder es mit einer kurzen, leisen Bemerkung auf einen günstigeren Zeitpunkt zu verschieben. Bei Shinkansen-Zügen, die einen vom Wagon abgetrennten Gang haben, wird erwartet, dass Sie das Abteil für das Telefonat verlassen.

Nach dem Treffen

Schreiben Sie nach dem Treffen eine kurze E-mail (möglichst innerhalb von 24 Stunden) und bedanken Sie sich dafür, dass sich der andere die Zeit genommen hat. Dies gilt sowohl für geschäftliche als auch private Treffen.

Bleiben Sie mit Ihren japanischen Geschäftspartnern in Kontakt. Melden Sie sich regelmäßig, auch wenn nichts ansteht, was mit dem Geschäft zu tun hat. Wenn Sie wieder nach Japan kommen, erkundigen Sie sich, ob ein Treffen möglich wäre. Sprechen Sie eine Einladung nach Deutschland aus. Beziehungspflege ist das A und O in Japan, in allen Lebensbereichen.

Geschäftsessen

Beim Essen

„Itadakimasu“ ist eine Floskel, die man in Japan zu Beginn des Essens sagt. Dies hat jedoch mit unserem „Guten Appetit“ eher wenig zu tun, sondern ist zum einen demütiger Dank (an den Koch, den Gastgeber oder die Götter) für die gereichten Speisen, zum anderen ein Signal, dass man nun mit dem Essen beginnt.

Wenn Sie bisher wenig Gelegenheit hatten, mit Stäbchen zu essen, üben Sie am besten ein wenig vor Ihrer Reise. Wenn Sie sich sehr unsicher sind, können Sie im Restaurant auch nach Besteck fragen. Wedeln Sie nicht mit den Essstäbchen in der Luft herum, und stecken Sie sie nicht senkrecht in die Reisschüssel (ein Beerdigungsbrauch). Nimmt man sich Essen von gemeinsamen Schüsseln oder Tellern auf den eigenen Teller, sollte man nicht die eigenen Stäbchen dazu benutzen. Gibt es keine Extra-Stäbchen für diesen Zweck, behilft man sich, indem man die eigenen Stäbchen umdreht und mit dem anderen Ende zugreift.

Im Restaurant wird immer ein feuchtes, meist warmes Tuch („o-shibori“) gereicht, das hauptsächlich vor dem Essen zur Handreinigung dient und während des Essens auch als Serviette benutzt werden kann. Männer wischen sich mitunter das ganze Gesicht damit ab; Frauen tupfen sich nur den Mund.

Geräuschvolles Essen wird von Japanern nicht als Unsitte empfunden. Sprechen mit vollem Mund oder Schlürfen ist vor allem beim Genuss von japanischen Nudelsuppen (Ramen, Soba, Udon) nichts Anstößiges. Umgekehrt wird vor allem von Männern erwartet, beim Essen solcher Nudeln zu schlürfen, weil dies als Zeichen dafür gilt, dass das Gericht schmeckt.

Beim Trinken

Alkohol ist – wie in westlichen Ländern auch – ein beliebtes Mittel, locker zu werden und zu entspannen. Deshalb ist es in Japan sehr beliebt, nach Feierabend gemeinsam in eine Kneipe zu gehen, um sich dort zwanglos zu unterhalten und sich etwas kennenzulernen. Die Trennung zwischen Beruf und Privatleben ist viel weniger ausgeprägt als in Deutschland. Zwar verträgt über die Hälfte der Japaner Alkohol nicht oder nur schlecht, doch spielt Alkohol bei gesellschaftlichen Anlässen eine große Rolle. Wenn Sie selbst keinen Alkohol trinken oder die – oft standardmäßig bestellte Runde Bier am Anfang eines Abends – nicht Ihren Vorstellungen entspricht, nippen Sie pro forma daran und bestellen Sie sich später ein anderes Getränk.

Traditionell wird sich immer gegenseitig eingeschenkt. Dabei wird das Glas oder der Becher mit beiden Händen dem Einschenkenden entgegengehalten. Vermeiden Sie, falls möglich, selbst einzuschenken, bzw. schenken Sie in diesem Fall anderen zuerst ein, bevor Sie sich einschenken. Manchmal wird die Person neben Ihnen dann darauf bestehen, Ihr Glas zu füllen. Oft wird schon nachgeschenkt, wenn das Glas noch nicht ganz leer ist. Möchten Sie nichts mehr trinken, lassen Sie einen größeren Rest im Glas zurück.

Laut werden

Sie werden selten erleben, dass Japaner laut werden, mit Ausnahme nach dem Genuss von Alkohol. Dieser setzt die sonst geltenden Höflichkeits- und Hierarchie-Regeln außer Kraft. Die Kommunikation wird direkter, die Unterhaltung lebhafter. Wer sich unter Alkoholeinfluss daneben benimmt, „darf“ sich auf den Alkohol herausreden bzw. braucht am nächsten Tag keine Häme oder Probleme auf der Arbeit zu fürchten. Im Gegenteil, falls wirklich etwas passiert ist, wird der Mantel des Schweigens darüber gebettet, und auch daran sollten Sie sich halten.

Im normalen Geschäftsalltag sollten Sie es tunlichst vermeiden, Ihre Stimme zu erheben, da Sie damit nur das Gegenteil von dem erreichen, was Sie bezwecken wollen. Gefühle wie Wut öffentlich zu zeigen, wird in Japan als kindisch und unreif betrachtet und führt zu einem Gefühl von Peinlichkeit auf der einen und zum Gesichtsverlust auf der anderen Seite.  

Nase putzen

Das Naseputzen in der Öffentlichkeit wird als schlechtes Benehmen angesehen. Lässt es sich nicht vermeiden, tun Sie es so geräuschlos wie möglich, und wenden Sie sich ab von anderen Personen, oder – z.B. in Büroräumen – suchen Sie die Toilette auf. Entgegen westlicher Normen ist das "Nasehochziehen" in Japan weitaus schicklicher als das Putzen. Wenn Sie allerdings daraufhin einer Person ein Taschentuch anbieten, wird die Person eher peinlich berührt als erfreut sein.

Rauchen

In Japan ist der Nichtraucherschutz (noch) deutlich weniger ausgeprägt als in Deutschland. Viele Restaurants haben noch keine getrennten Raucher- und Nichtraucherzonen. Und wenn, dann häufig ohne deutliche Abgrenzung. Dies ändert sich jedoch zunehmend. In Unternehmen und Bürogebäuden gibt es entweder designierte Raucherzimmer, die nur zum Zweck des Rauchens aufgesucht werden, oder aber die Angestellten rauchen vor dem Gebäude. Da es in Japan verpönt ist, rauchend durch die Stadt zu gehen, wurden in der Innenstadt an prominenten Stellen, zum Beispiel in Shibuya direkt neben dem beliebten Treffpunkt „Hachiko“ (Hundestatue vor dem Bahnhof) Raucherzonen eingerichtet, erkennbar an überdimensionalen Aschenbechern in Papierkorbform. Raucherzonen gibt es auch an manchen Bahnsteigen, andere sind komplett rauchfrei. Wenn Sie unterwegs rauchen, sollten Sie einen kleinen portablen Aschenbecher mit sich führen.

Trinkgeld

Der Kunde ist in Japan König. Exzellenter Service ist selbstverständlich – ein Trinkgeld dafür wird nicht erwartet. Die einzige Ausnahme, bei der Sie Geld geben können, wo dies aber auch nicht explizit erwartet wird, ist für den Service des Reinigungspersonals in traditionellen japanischen Hotels.

Kommunikation

Unterhaltungen

Japaner äußern – speziell bei Konflikten – ihre Meinung sehr selten direkt, sondern versuchen, Kritik und gegenteilige Meinungen immer sehr ausweichend zu formulieren. Dessen sollte man sich vor allem bei Geschäftsverhandlungen immer bewusst sein. Japaner fallen nicht gerne mit der Tür ins Haus, sondern tasten sich lieber – gerne über den „Umweg“ des Small Talk zu Beginn eines Meetings – an ein Thema. Dies erwarten sie auch von ihren deutschen Geschäftspartnern, die Gespräche, die nichts direkt mit dem Geschäft zu tun haben, als Teil der Beziehungspflege in Japan sehen sollten (und nicht als Zeitverschwendung).

Ein zusätzlicher Herd für Missverständnisse ist der unterschiedliche Gebrauch von „Ja“ und „Nein“ im Japanischen. Während man in Japan „Ja“ („hai“, „e“, „un“) häufig nur als eine Bestätigung des Zuhörens und Verstehens verwendet, glauben Ausländer, es handele sich dabei bereits um eine Zustimmung zur Sache – was meist nicht der Fall ist! Seien Sie daher vorsichtig in der Beurteilung während Verhandlungen.

Im Gegenzug sollten Deutsche in Unterhaltungen mit Japanern mindestens nach jedem zweiten oder dritten Satz ein „Ja“ verlauten lassen, weil sonst der japanische Gesprächspartner davon ausgeht, dass der Deutsche nichts verstanden hat. Dies gilt im Besonderen für Telefongespräche. Geben Sie keinen Laut von sich (auf Japanisch nennt man diese Form der Zustimmung „aiduchi“), wird Sie der Gegenüber schon nach wenigen Worten fragen, ob Sie noch am Apparat sind. Die Frequenz finden Sie durch Beobachten bzw. Imitieren Ihres Gegenübers heraus.

Ein „Nein“ („iie“, „uun“) hört man in Japan selten. Stattdessen verwenden Japanern Wendungen wie „es ist anders“ („chigau“) oder „das ist ein bisschen...“ („kore wa chotto...“). Die Aussage, über ein Angebot nachdenken zu wollen, ist in vielen Fällen eine verklausulierte Form von „wir lehnen Ihr Angebot ab“.

Komplimente

In Japan werden gerne Komplimente gemacht, zum Beispiel zu Ihren Japanischkenntnissen (und wenn Sie nur „arigato“ sagen) oder zu Kleidungsstücken. Als erste Reaktion sollten Sie es immer bescheiden zurückweisen und zur Unterstützung Ihrer Aussage mit der Hand vor Ihrem Gesicht wedeln. Umgekehrt ist empfehlenswert, selbst reichlich Gebrauch von freundlichen kleinen Komplimenten zu machen (z.B. wenn man das Essen lobt).  

Mimik

Lächeln ist in Japan nicht gleich Lächeln. Dort lächelt man nicht nur bei freudigen Gefühlen, sondern auch aus Höflichkeit, Verlegenheit, um den Gegenüber zu besänftigen oder um das Gesicht zu wahren. Es gilt, ein Lächeln richtig deuten zu lernen. In den meisten Fällen hat das Lächeln die gleiche Bedeutung wie in Deutschland, erweitert durch die Höflichkeitskomponente. Versuchen Sie daher selbst, öfter zu lächeln. Dadurch können Sie zu einer angenehmen Gesprächsatmosphäre beitragen, die in Japan sehr geschätzt wird. Angeregte Diskussionen, wie sie in Deutschland gerne geführt werden, mit der entsprechenden Mimik dazu, können von Japanern als Streit verstanden werden.

Gestik

In Japan wird weniger gestikuliert als in Deutschland. Die bedeutet jedoch nicht, dass es keine Gesten gäbe, ganz im Gegenteil. Am besten erlernen Sie sie durch Beobachtung, wie zum Beispiel die erhobene Hand auf Gesichtshöhe, wenn jemand in einer Menschenmenge an Leuten vorbeigeht. Das leichte Verbeugen, wenn jemand aus dem Aufzug tritt, den jemand mit der „Öffnen“-Taste aufhält. Oder das Zeigen auf die Nase, wen jemand von sich selbst spricht (anstatt auf den Oberkörper wie in Deutschland). Auch verwirrend ist das japanische Zeichen fürs Herwinken (die Hand wird vor dem Körper mit den Finger unten gehalten und vor und zurück geschwenkt), was für Deutsche wie das Zeichen aussieht, wegzugehen.  

Umgang mit Missverständnissen und Problemen

Es gibt zu Japan viele Bücher, die Ihnen helfen, sich auf die neue Kultur einzustellen. Interkulturelle Missverständnisse und Probleme werden aber trotz bester Vorbereitung auftreten. Stellen Sie sich darauf ein und bleiben Sie geduldig. Versuchen Sie nicht, „mit dem Kopf durch die Wand“ Ihre Vorstellung von dem, was Sie für richtig erachten, von heute auf morgen durchzusetzen. Sie werden während Ihres Aufenthaltes verschiedene Phasen durchlaufen, vor allem wenn Sie länger bleiben oder öfter wiederkommen, die zwischen Begeisterung, (Über-)Anpassung und Ablehnung liegen.

Versuchen Sie, Verhandlungen mit interkulturellen Experten zusammen vor- und nachzubereiten. Tritt ein Problem auf, entschuldigen Sie sich sofort und aufrichtig, selbst wenn die Schuldfrage nicht eindeutig geklärt ist.

Sonstiges

Baderegeln

Zu den weithin bekannten japanischen Verhaltensregeln zählen solche, die der Gast eines öffentlichen Bades („sento“) oder einer heißen Quelle („onsen“) zu befolgen hat. Waschen Sie sich vor Betreten des Gemeinschaftsbads mindestens eine Viertelstunde lang gründlich und achten Sie darauf, sämtliche Seifenreste abzuspülen, bevor Sie ins Wasser gehen. Achten Sie darauf, dass das mitgebrachte kleine Onsen-Handtuch nicht ins Wasser fällt. Viele legen es zusammengefaltet auf dem Kopf ab. Bleiben Sie nicht zu lange im heißen Wasser.

Wenn Sie in einem Privathaus eingeladen sind und dort zum Beispiel nach dem Abendessen gebeten werden, ein Bad zu nehmen, folgen Sie dieser Aufforderung (weil danach der Rest der Familie auch noch baden möchte). Wenden Sie die gleichen Regeln an wie im öffentlichen Bad. Seien Sie sich dessen bewusst, dass Sie vor allen anderen das Bad benutzen dürfen, sprich: Das Badewasser wird nicht nach jeder Person erneuert.

Essen in der Öffentlichkeit

In Japan ist es verpönt, in der Öffentlichkeit zu essen, zum Beispiel durch die Stadt laufend oder im Zug sitzend. In letzterem Fall gibt es eine Ausnahme: In Shinkansen- und Fernzügen darf gegessen werden, insbesondere in solchen Abteilen, wo man sich in Vierergruppen gegenüber sitzt – nicht jedoch in Nahverkehrszügen.

 

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Eine Zusammenfassung der wichtigsten Infos über die Geschäftsreise in Japan können Sie hier downloaden.